Contoh Surat Masuk dan Keluar PAUD TK Secara Digital - Hallo sahabat semua kembali lagi dengan admin yang akan membagikan kepada kalian semua tentang sebuah contoh surat yang mungkin bisa di aplikasikan di tempat bunda-bunda ngajar.
Contoh Buku Surat Masuk dan Keluar Lembaga PAUD TK KB TPA SPS. Pengertian surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau lembaga yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/lembaga untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Di dalam lembaga PAUD baik itu TK, KB maupun lainnya menangani surat yang diterima maupun dikirim (mail handling) dapat dilakukan dengan menulisnya di dalam sebuah buku besar bergaris jadi ayah bunda tinggal membuat kolom sendiri dengan tulisan kolom sesuai contoh yang ada di bawah.
Untuk memudahkan pencarian surat, sebaiknya satu buku besar khusus untuk agenda surat masuk dan satu buku besar lagi digunakan untuk agenda surat keluar.
Penanganan surat keluar masuk di lembaga PAUD juga dapat dilakukan melalui komputer atau laptop, jadi ayah bunda tinggal download file yang kami sajikan di bawah ini dan pindah ke laptop, sesuaikan dengan data lembaga PAUD ayah bunda. Setiap kali ada surat masuk dan surat keluar ayah bunda buka laptop dan diketik disana datanya. Lebih mudah dan sifatnya paper less.
Cara Menyimpan Surat Masuk / Keluar di PAUD
Ada beberapa cara menyimpan agenda surat keluar masuk di lembaga PAUD diantaranya adalah siapkan map dan binder atau penjepit kertas yang berwarna hitam itu masing-masing 24 buah untuk mengarsip surat masuk selama satu tahun.
Setiap kali ada surat masuk langsung tulis di buku agenda surat masuk, selanjutnya jika sudah tidak dipakai silahkan arsip sesuai dengan bulan yang tertera pada surat. Kelompokkan apakah itu jenis surat masuk atau surat keluar. Pengelompokan dilakukan setiap bulan dan di binder agar rapi dan memudahkan pencarian. Setelah di binder, masukkan dalam stof map dan tulisi map nya “agenda surat masuk bulan…..tahun……”. Gitu, sekarang contoh format surat masuk dan keluar.
Contoh Buku Surat Keluar Masuk PAUD TK KB TPA SPS
Surat keluar diberikan kolom nomor, tanggal surat, nomor surat, alamat / tujuan surat, uraian, dan keterangan sementara surat masuk diberikan kolom nomor, tanggal surat, nomor surat, asal surat, uraian, dan keterangan.
Buku yang kami buat ini memiliki fitur otomatis dengan hanya memasukkan sekali nama lembaga pada sheet identitas dan semua nama lembaga akan terganti menjadi lembaga PAUD ayah bunda semua. Silahkan unduh kedua-duanya ada dua file di bawah ini, gunakan “tab” untuk memilih buku surat masuk atau keluar. Mohon menunggu sampai sistem selesai menyiapkan file:
- File 1: Agenda Surat Masuk, File Disini
- File 2: Agenda Surat Keluar, File Disini
- File 3: Agenda Surat Masuk dan Keluar ZIP, File Disini
Penampakannya sebagaimana berikut ini :
Dokumentasi surat yang diterima lembaga PAUD maupun surat yang dikirim perlu dilakukan agar suatu saat ketika mencari surat yang dimaksud dapat dilacak dengan mudah.
Secara tradisional (manual), dokumentasi agenda surat masuk maupun keluar di sekolah PAUD dapat dilakukan dengan menuliskan nomor surat, perihal, tanggal dll sesuai dengan isian file yang disediakan di link unduhan di atas. Selanjutnya dokumen surat dikumpulkan jadi satu untuk diarsipkan. Cara ini rentan terhadap kerusakan seperti dimakan rayap atau terkena debu / hujan. Ada cara yang lebih praktis lagi yaitu:
Agenda Surat Digital / Cara Dokumentasi Surat di PAUD Secara Digital
Saat ini sudah ngetren era revolusi industri 4.0 yang semuanya serba digital dan terhubung dengan internet. Lembaga PAUD harus berinovasi membuat dokumentasi surat yang diterima maupun yang keluar dari lembaganya. Berikut ini adalah beberapa langkah mudah cara mendokumentasikan surat di sekolah PAUD sehingga menjadi agenda surat digital:
Cara 1 Dokumentasi Surat:
Siapkan folder khusus untuk surat menyurat dilengkapi dengan tahun misalnya “Surat Masuk 2021“
Di dalam folder ini dibuat folder lagi dengan nama bulan dan tahun, misalnya “September 2021“
Ambil kamera dan foto suratnya, lalu taruh di dalam folder berdasarkan bulan. Namai file surat yang sudah difoto tersebut nama lembaga, tahun dan keterangan misal: “himpaudi2021_lomba”. Dan juga pastikan ayah bunda sudah mengisikan data surat ke dalam file yang disediakan.
Cara 2 Dokumentasi Surat:
Ayah bunda dapat memanfaatkan aplikasi bernama “Mendeley“. Meskipun sebenarnya ini adalah aplikasi untuk manajemen referensi, ayah bunda dapat memanfaatkannya sebagai aplikasi dokumentasi surat (agenda surat). Caranya:
- Silahkan unduh aplikasi Mendeley dan lakukan instalasi. Buat akun apabila diperlukan
- Foto/scan surat tadi dan jadikan file PDF, beri nama file sebagai lembaga dan diikuti tahun dan keterangan misalnya “disdik2021_workshop”
- Buat folder khusus untuk menempatkan file surat PDF tersebut
- Buka aplikasi Mendeley dan klik menu “Add reference manually”
- Masukkan data surat ke dalam Mendeley,
Jadi pada cara yang kedua ini kita tidak perlu mengunduh file agenda surat di atas, cukup pakai Mendeley. Di dalam aplikasi ini kita dapat membuka file PDF langsung di dalamnya (jadi terhubung antara keterangan surat dan aplikasi Mendeley).